Manajemen Pemeliharaan dan Operasional Gedung

        MANAJEMEN PEMELIHARAAN DAN OPERASIONAL GEDUNG

                                            ( Widodo Azhar )

HAKEKAT PEMELIHARAAN BANGUNAN

Maintenance atau pemeliharaan pada bangunan dimaksudkan sebagai gabungan dari tindakan teknis dan administrative, yang dimaksudkan untuk mempertahankan,dan memulihkan fungsi bangunan sebagaimana yang telah di rencanakan sebelumnya. Keberhasilan suatu bangunan dinilai dari kemampuan bangunan untuk ada pada kondisi yang diharapkan, yang dipengaruhi oleh beberapa persyaratan,antara lain :

1.      Persyaratan fungsional

Yang dimaksud persyaratan fungsional adalah persyaratan yang terkait dengan fungsi bangunan. Setiap bangunan memiliki fungsional umum dan khusus yang perlu dipenuhi. Persyaratan umum contohnya adalah  bangunan mampu melindungi pemakainya dari lingkungan luar. Sedangkan persyarat khusus sangat tergantung pada jenis dan fungsi bangunan tersebut.

2.      Persyaratan Performance

Masing – masing bangunan memiliki persyaratan performance bangunan yang sangat spesifik. Performance bangunan mencakup banyak aspek, mulai dari performance fisik luar bangunan, sampai pada elemen – elemen Mekanikal dan elektrikal ( ME ).

Tindakan pemeliharaan bangunan sangat ditentukan oleh tuntutan performance yang terkait dengan fungsi bangunan. Namun seringkali terjadi perbedaan standart performance bangunan menurut USER dan menurut OWNER, terutama pada bangunan sewa.

3.      Persyaratan Menurut Undang – undang

Persyaratan menurut undang – undang merupakan persyaratn yang tidak bias diabaikan, karena menyangkut regulasi dan legalitas.Persyaratan ini diantarnya : Persyaratan  ketinggian maksimum suatu bangunan, dll.

4.      Persyaratan Menurut User

Persyaratan menurut user biasanya berkaitan dengan kenyamanan. Kenyamanan user merupakan ukuran keberhasilan suatu bangunan. Biasanya bangunan yang memiliki persyaratan user adalah bangunan – bangunan sewa dan bangunan – bangunan umum.

Idealnya, pada tahap desain,perencana telah memiliki kriteria – kriteria untuk menghasilkan suatu performansi tertentu sehingga aktifitas pemeliharaan yang dilakukan selama masa operasi gedung akan lebih efektif. Namun seringkali kriteria – kriteria semacam itu tidak dibuat sehingga menimbulkan kesulitan dalam menentukan program pemeliharaan sampai tahap pelaksanaannya.

Kegiatan pemeliharaan bangunan meliputi berbagai aspek yang bisa dikategorikan dalam 4 kegiatan, yaitu :

·         Pemeliharaan rutin harian

·         Rectification ( perbaikan bangunan yang baru saja selesai )

·         Replacement ( penggantian bagian yang berharga dari suatu bangunan )

·         Retrofitting ( melengkapi bangunan sesuai kemajuan teknologi )

Secara sederhana, Pemeliharaan bangunan dapat diklarifikasikan menjadi 2 macam yaitu : Pemeliharaan rutin dan Pemeliharaan remedial / perbaikan.

A.      Pemeliharaan Rutin

Pemeliharaan rutin adalah pemeliharaan yang dilaksanakan  dengan interval waktu tertentu untuk mempertahankan gedung pada kondisi yang diinginkan / sesuai. Contohnya pengecatan dinding luar gedung  2 tahunan, pengecatan interior 3 tahunan, pembersihan dinding luar, dll. Namun jenis pekerjaan pemeliharaan rutin juga bias berupa perbaikan atau penggantian komponen yang rusak. Kerusakan – kerusakan tersebut bias diakibatkan oleh proses secara alami ( contoh : Kerapuhan, kusam ) atau proses pemakaian ( contohnya : goresan,pecah dll ).

Pada pemeliharaan rutin sangat penting untuk menentukan siklus pemeliharaan. Siklus pemeliharaan bias ditentukan berdasarkan data fisik gedung dan equipment yang cukup dalam bentuk dokumentasi, manual pemeliharaan ataupun catatan pengalaman dalam pekerjaan pemeliharaan sebelumnya.

Dalam suati rencana program pemeliharaan, jika siklus kegiatannya sudah ditentukan, maka jenis pekerjaan dan anggaran dapat segera dibuat.

Kendala – kendala yang sering terjadi dalam pemeliharaan rutin adalah :

·         Pemilik / Owner

Seringkali para pemilik gedung tidak melaksanakan program pemeliharaan yang sudah dibuat,bahkan cenderung memperpanjang interval pemeliharan dengan tujuan mengurangi beban biaya pemeliharaan agar keuntungan yang di dapat lebih besar. Padahal dengan tertundanya jadwal pemeliharaan rutin akan mengakibatkan bertumpuknya kualitas kerusakan ( Multipier effect ) yang akhirnya akan membutuhkan biaya perbaikan yang jauh lebih besar.

·         Kurangnya data dan pengetahuan

Seringkali pemeliharaan rutin tidak dapat dilakukan akibat kurangnya data baik manual,sejarah pemeliharaan ataupun dokumentasi. Disamping itu juga kekurangan pengetahuan dari personil pengelola gedung baik tingkat manajerial maupun pelaksana mengakibatkan program pemeliharaan dan pelaksanaanya kurang optimal.

B.      Pemeliharaan Remedial

Pemeliharaan remedial adalah pemeliharaan perbaikan yang dapat diakibatkan oleh :

·         Kegagalan teknis / manajemen

Kegagalan teknis / manajemen bisa terjadi pada tahap kontruksi maupun pada tahap pengoperasian bangunan. Pada tahap kontruksi contohnya adalah kecerobohan dalam pemasangan suatu komponen bangunan. Pada tahap pengoperasian bangunan, kesalahan dalam merencanakan jadwal pemeliharaan bias terjadi dan ini dapat berakibat pada kerusakan alat atau bahan – bahan bangunan.

·         Kegagalan kontruksi dan desain

Dalam hal ini faktor desain dan kontruksi berhubungan erat. Contoh dari segi desain adalah kesalahan dalam pemilihan bahan bangunan, sehingga usia pemakaiannya pendek dan tidak bertahan lama. Sedangkan dari segi kontruksi kesalahan dalam pelaksanaan finishing dapat menyebabkan usia pemakaiannyapun tidak bertahan lama.

·         Kegagalan dalam pemeliharaan

Faktor lain yang menyebabkan kegiatan pemeliharaan perbaikan selama periode pemakaian bangunan adalah akibat kegagalan pemeliharaan yang disebabkan oleh :

Ø  Program pemeliharaan rutin yang dibuat tidak memadai

Ø  Program perbaikan yang tidak efektif

Ø  Inspeksi – inspeksi yang tidak dilaksanakan dengan baik

Ø  Data - data pendukung pemeliharaan  yang tidak mencukupi

Secara lebih luas, ditinjau dari direncanakan atau tidak, kegiatan pemeliharaan dapat diklasifikasikan menjadi :

1.      Pemeliharaan terencana / planned.

2.      Pemeliharaan tidak terencana / unplanned

Dibawah ini adalah diagram yang menunjukan klasifikasi kegiatan pemeliharaan.

mohon maaf gmbr tdk bisa di update.......

Difinisi :

1.      Planned Maintenance : Pemeliharaan yang diorganisasikan dan dilaksanakan dengan perencanaan, control dan penggunaan laporan – laporan untuk suatu rencana yang ditentukan sebelumnya.

2.      Unplanned Maintenance : Pemeliharaan yang dilaksanakan untuk rencana yang yang tidak ditentukan sebelumnya.

3.      Preventive  Maintenance : Pemeliharaan yang dilaksanakan pada interval yang ditentukan sebelumnya atau yang sesuai untuk kriteria  yang ditentukan dan ditujukan untuk mengurangi kemungkinan kegagalan atau degradasi performansi suatu bangunan.

4.      Corrective Maintenance : Pemeliharaan yang dilakukan setelah suatu kegagalan terjadi dan ditujukan untuk memperbaiki suatu  item untuk suatu keadaan yang item tersebut dapat melakukan fungsinyayang diperlukan.

5.      Emergency Maintenance : Pemeliharaan yang diperlukan dengan segera untuk menghindari akibat – akibat yang serius.

6.      Condition Based Maintenance : Preventive maintenance yang di mulai dari suatu hasil pengetahuan kondisi suatu hal dari pemantauan rutin.

7.      Scheduled Maintenance : Preventive maintenance yang dilaksanakan untuk suatu interval waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

Pada dasarnya,tindakan pemeliharaan dilakukan berdasarkan atas laporan hasil pemeriksaan / survey terhadap kondisi bangunan. Untuk itu pemeriksaan yang dilakukan harus teliti dan menyeluruh,sehingga dapat ditentukan bentuk tindakan pemeliharaan yang tepat terhadap kegagalan tertentu.

PEMELIHARAAN BANGUNAN YANG BERLANTAI BANYAK

Pada bangunan yang berlantai banyak yang disewakan,misalkan kantor sewa, ada 3 pihak yang berkepentingan dalam menentukan performance bangunan, yaitu :

·         Owner / pemilik gedung

·         Tenant / Penyewa

·         Building management / pengelola bangunan

Masing – masing pihak memiliki tuntutan performance bangunan yang berbeda. Hal ini bisa menyulitkan untuk menentukan standart sejauh apa kegiatan pemeliharaan bangunan perlu dilakukan. Mengingat kompleksitas pekerjaan yang sangat besar, maka manajen pemeliharaan dalam gedung bertingkat tinggi biasanya dilakukan oleh suatu organisasi pemeliharaan yang disebut dengan ORGANISASI PEMELIHARAAN GEDUNG.

Organisasi pemeliharaan gedung ini bertanggung jawab dalam perencanaan,pengawasan dan penentuan pelaksanaan / operasi pemeliharaan. Organisasinya bisa In – House atau berasal dari lembaga diluar pemilik seperti konsultan atau kontraktor khusus bidang pemeliharaan.

Dalam pembentukan organisasi pemeliharaan gedung ada 2 hal yang harus diperhatikan, yaitu :

a.      Organisasi pemeliharaan harus memberikan pelayanan yang tepat sesuai dengan garis kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

b.      Organisasi pemeliharaan harus mampu bekerja secara efektif melalui pengamat dan pengendalian terhadap performansinya.

Organisasi pemeliharaan pada gedung perkantoran biasanya masuk dalam organisasi pengelola yang lebih besar yang disebut Building management.

Building management dipimpin oleh seorang building manager dan dibantu oleh staff dan pelaksana.

Organisasi building management pada gedung yang berlantai banyak bervariasi tergantung pada organisasi induk,fungsi gedung,luas lantai dan jumlah lantai. Fungsi – fungsi yang berada dibawah organisasi building management pada dasarnya terdiri dari fungsi keuangan ( accounting ), fungsi administrasi (general affair ), fungsi security,fungsi operasional dan pemeliharaan teknik.

Dalam konteks pemeliharaan gedung, Building Management melaksanakan perawatan dan perbaikan gedung, fasilitas dan kelengkapan gedung dengan tujuan tercapainya :

Ø  Reliabilitas ( kehandalan )

Ø  Availabilitas ( ketersediaan )

Ø  Memperpanjang umur teknis

Ø  Memberikan nilai tambah

Untuk mencapai hal tersebut diatas maka building management  harus membuat jadwal pemeliharaan sesuai spesifikasinya baik fisik gedung maupun mekanikal dan elektrikalnya.

Contoh struktur organisasi building management yang umum dipakai :

mohon maaf gmbr tidak bisa terupdate..........

Personil organisasi pemeliharaan yang dibawahi mechanical dan electrical manager bertanggung jawab atas kegiatan pemeliharaan terhadap :

·         AC

·         System pengadaan air bersih

·         System pembuangan air kotor

·         Sytem pencegah kebakaran

·         Elevator

·         Gondola

·         Power suplay ( PLN dan genset )

·         Penerangan,telekomunikasi dan CCTV

·         Sound system

·         Dll

Tugas – tugas pokok masing – masing bidang

1.      Buiding Manager

·         Menetapakan visi buiding management dengan berorientasi pada misi perusahaan / induk.

·         Membuat planning,budgeting dan program tahunan

·         Melakukan supervise total atas seluruh fungsi organisasi.

·         Membuat laporan rutin dan insidentil

2.      Chief

·         Membuat protap –protap

·         Membuat standart operasi dan maintenance

·         Mengatur jadwal dan penugasan pelaksana

·         Melakukan inspeksi

·         Memberikan laporan kepada buiding manager secara rutin

3.      Supervisor

·         Membuat rencana kerja dan pemeliharaan dan penugasan bersama – sama chief

·         Mengatur dan mengkoordinir pekerja harian sesuai dengan bidangnya

·         Mengatur penggunaan peralatan dan bahan

·         Membuat laporan kepada chief secara rutin

4.      Teknisi / Pelaksana

·         Melaksanakan pekerjaan pengoperasian,perbaikan dan perawatan alat dan fisik  gedung

·         Memberikan masukan perihal jadwal pemeliharaan rutin dan pemeliharaan perbaikan

·         Melakukan inspeksi dan pencatatan ( checklist harian secara rutin )

·         Membuat laporan kepada supervisor

Tindakan pemeliharan secara mendadak dan tidak direncanakan,biasa dilakukan atas dasar komplainan dari pihak tenant. Komplain ini akan disampaikan kepada organisasi pemeliharaan gedung untuk di tindak lanjuti. Setelah complain di tindak lanjuti,maka pelaksana perbaikan perlu membuat laporan kepada manager,sehingga aktifitas pemeliharaan bisa dipantau dengan baik.

Berikut skema yang menggambarkan bagaimana complain ditanggapi :